close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej
  • TRANSKRYPCJA (REJESTRACJA) ZAGRANICZNEGO AKTU URODZENIA W POLSKIM REJESTRZE STANU CYWILNEGO

  • Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu urodzenia w polskim rejestrze stanu cywilnego

     

    W celu złożenia wniosku o dokonanie transkrypcji aktu urodzeniaw Referacie Konsularnym Ambasady RP w Tokio należy umówić się na wizytę poprzez system e-konsulat http://www.e-konsulat.gov.pl/
      
    W przypadku pytań prosimy o przesłanie wiadomości email na adres tokio.amb.wk@msz.gov.pl  lub kontakt z konsulatem pod nr tel. 03 5794 7048 i 03 5794 7040
      

    Transkrypcja aktu urodzenia polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu urodzenia, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

     

    Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego wnioskuje o dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

     

    Wniosek o transkrypcję aktu urodzenia można złożyć osobiście lub poprzez pełnomocnika do kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce lub skorzystać z pośrednictwa konsula. Transkrypcja aktu urodzenia jest dokonywana najczęściej w związku z urodzeniem się dziecka poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w celu umożliwienia wydania mu dokumentu paszportowego albo w związku z prowadzonym postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego.

     

    Dokumenty sporządzone w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:


    1. tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;


    2. tłumacz przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);


    3. konsula.

     

    Opłata zgodnie z Tabelą opłat konsularnych

     

    W celu umówienia wizyty należy umówić się na spotkanie w sprawach prawnych poprzez system e-konsulat: http://www.e-konsulat.gov.pl

     

    TRANSKRYPCJA JAPOŃSKICH AKTÓW URODZENIA


    W przypadku transkrypcji japońskich aktów urodzenia należy przedłożyć następujące dokumenty:


    1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym);


    2. w przypadku, gdy jeden z rodziców posiada obywatelstwo japońskie - japoński dokument poświadczający rejestrację dziecka, tzw. Rejestr Rodzinny 戸籍謄本(Koseki Tohon) z Apostille, w przypadku gdy drugi rodzic posiada obywatelstwo inne niż japońskie – dokument poświadczający zgłoszenie narodzin 出生届 (Shussei Todoke) z wpisem poświadczającym fakt rejestracji記載事項証明(kisai jiko shomei) z Apostille.


    3. tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula;

     

    4. paszporty rodziców


    5. w przypadku jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka – oryginał aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

     

    CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA


    Czy do złożenia wniosku o transkrypcję konieczna jest obecność obojga rodziców?


    Zgodnie z art. 104 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji. W związku z tym przepisy ustawy Prawo o aktach cywilnego nie przewidują konieczności obecności obojga rodziców przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka.

     

    Czy wniosek o transkrypcję może złożyć osoba inna niż rodzic?


    Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są oceniane indywidualnie.

     

    Moja partnerka urodziła dziecko w Japonii. Na akcie urodzenia naszego dziecka są wskazane moje dane jako ojca dziecka. Ale w Polsce wciąż toczy się sprawa rozwodowa partnerki. Czy w przypadku transkrypcji do polskiego aktu urodzenia zostaną wpisane dane jej męża jako ojca dziecka?


    Nie, dane ojca dziecka będą takie jak w japońskim akcie urodzenia. W czasie wizyty zostaniecie Państwo poproszeni o wskazanie adresu zamieszkania męża Pana partnerki. Po dokonaniu transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego zawiadomi jej męża o zarejestrowaniu aktu urodzenia dziecka i wpisaniu Pana danych jako ojca dziecka oraz poinformuje męża partnerki, że jeżeli on sam poczuwa się do ojcostwa to może wnieść do sądu sprawę o zaprzeczenie ojcostwa.

     

    Czy sporządzenie polskiego aktu urodzenia wiąże się z nadaniem numeru PESEL?


    Nie do końca. W przypadku osób urodzonych za granicą i nie posiadających zameldowania w Polsce sporządzenie (w wyniku transkrypcji) polskiego aktu urodzenia jest warunkiem koniecznym do nadania numeru PESEL. Ale wniosek o nadanie tego numeru dziecku składa się dopiero w czasie wizyty paszportowej. W przypadku osób, które dokonały transkrypcji w związku z toczącym się postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego warunkiem dodatkowym przyjęcia wniosku paszportowego (i nadania numeru PESEL) będzie uzyskanie pozytywnej decyzji wojewody w przedmiocie posiadania polskiego obywatelstwa.

     

    Dane w japońskim akcie urodzenia naszego dziecka zostały zapisane bez polskich znaków diakrytycznych. Jak to się ma do wniosku o transkrypcję?


    W takim wypadku możecie Państwo złożyć wniosek o dostosowanie pisowni w akcie sporządzonym w wyniku transkrypcji do reguł pisowni polskiej lub wniosek o sprostowanie danych w oparciu o Państwa akt małżeństwa lub Państwa akty urodzenia. O ile jednak urzędy stanu cywilnego w Polsce dokonują sprostowania na takiej podstawie danych rodziców w akcie urodzenia ich dziecka (jako osoby posiadające już akta stanu cywilnego w Polsce), to nie zawsze dokonują sprostowania danych samego dziecka. Może to prowadzić do sytuacji, w której dane rodziców zostaną zapisane zgodnie z regułami pisowni polskiej, a dane dziecka bez polskich znaków diakrytycznych.


    Podstawa prawna:


    • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2016 roku, poz. 2064);

     

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: